5 claves para mantener una reunión de trabajo productiva - Cepymenews

Definir el objetivo, elegir a los participantes adecuados y planificar el encuentro son algunas de las claves para garantizar el éxito de una reunión

 

Uno de los mayores enemigos de la productividad en el entorno laboral son las reuniones y, con la pandemia y el aumento del teletrabajo, esta realidad se ha traspasado al mundo virtual e, incluso, ha ganado aún más peso. En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo, y España es ya uno de los países de Europa que más reuniones de este tipo mantiene. Estos encuentros no solo afectan a la productividad de los empleados, sino que también reducen su motivación e incrementan el estrés. De hecho, el 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y el 47% afirma que no son realmente productivas.

Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy, la plataforma de formación online más grande del mundo, afirma que “tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes”.

Sin embargo, ¿qué factores debemos tener en cuenta para mantener una reunión productiva y eficiente? Udemy, con la colaboración de Cecilia Mansilla, presenta las 5 claves fundamentales para conseguirlo, aplicables tanto a reuniones virtuales como presenciales.

Definir el objetivo

¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentroSi no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.

Elegir a los participantes adecuados

¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los ‘decision makers’, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.

“La mayoría de las personas se sienten agobiadas por la cantidad de reuniones que deben atender y eso es debido a que son invitados, en muchas ocasiones, a encuentros en los que no debían participar”, afirma Mansilla. Debemos prestar especial atención a este punto si queremos, además de cumplir nuestro objetivo, respetar el tiempo de los demás compañeros.

Preparar una agenda

Una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.

Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir. Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar prevenidos.

Gestionar el tiempo

Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.

Documentar y crear un plan de seguimiento

Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.

Por otro lado, aunque estas 5 claves se pueden aplicar a todo tipo de reuniones (ya sean virtuales o por videoconferencia), la instructora de Udemy comparte además algunas recomendaciones para los encuentros celebrados en el ámbito digital. “La virtualidad nos presenta nuevos desafíos, pero también nos brinda maravillosas soluciones. La clave está en gestionar reuniones virtuales interactivas, es decir, si pasan más de 5 minutos en los que sólo has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta para no perder su atención”, declara Mansilla.

Otros factores básicos a tener en cuenta para asegurar una videoconferencia de éxito son elegir el espacio más tranquilo y silencioso de la oficina o de la casa, encender siempre la cámara para empatizar mejor con los asistentes y utilizar auriculares con micrófono para garantizar la calidad del sonido.

 

ACyV

 

Los factores que provocan que se te pase el tiempo más rápido o más lento

Un experto en antropología analiza la concepción que tenemos del tiempo comparándola con la de las tribus indígenas del sur de África y extrae una sagaz conclusión

La sociedad en la que vivimos va a distintas velocidades. Por un lado, la relativa a aquellos que trabajan y, digamos, cumplen un papel dentro del engranaje social. Y en el otro, la de aquellos que ansían disponer de una fuente de ingresos gracias al trabajo y, por más que lo intentan, no lo consiguen. Los primeros llegan a un acuerdo con la empresa que les emplea por el cual ceden unas horas de su tiempo a cambio de un salario. Los segundos, en cambio, trabajan en buscar un trabajo, valga la redundancia, sin recibir una contraprestación económica por esa tarea.

 

El tiempo del que disponen ambos es el mismo, al fin y al cabo el día tiene 24 horas. Sin embargo, la relación que tienen con él estos dos grupos de personas se manifiestan de forma diferente. Los que trabajan valoran muchísimo más el tiempo libre, las horas de esparcimiento en las que no hay nada que hacer. En cambio, el segundo grupo tiende a ir sobrado de tiempo, pues si además el círculo social en el que se mueven se conforma de personas ocupadas, se encontrará con un mercado laboral en el que es muy difícil entrar a no ser que cuentes con un respaldo social o económico. Y nadie es capaz de pasar más de medio día mirando ofertas o echando currículums, pues al final lo más difícil es conseguir sortear y vencer la desesperación que entraña el hecho de no ser el candidato elegido cada vez que se te presenta la oportunidad, con todo el desgaste mental y emocional que conlleva el hecho de no poder encontrar tu hueco en el mercado laboral.

 

Hay un sector de la población que nunca tiene tiempo y siempre está ocupado, incluso en su propia gestión del ocio y tiempo libre

 

Por tanto, podríamos decir que mientras unos administran su vida privada en base al margen de tiempo (la mayoría de las veces escaso) que les deja su jornada laboral, otros, en cambio, cuentan con todo el tiempo del mundo y, a no ser que lo aprovechen para seguir formándose con la esperanza de conseguir un trabajo más especializado en el futuro o decidan emprender por su propia cuenta y riesgo, lo único que percibirán será un océano inmenso de horas y días. En resumidas cuentas, hay un sector de la población que nunca tiene tiempo y siempre está ocupado, incluso en su propia gestión del ocio y tiempo libre; mientras, a los que no trabajan el tiempo se les come, llevando su existencia a la más profunda monotonía.

Los bosquimanos y el tiempo

En este punto, cabe reflexionar si siempre esto ha sido así. Si lo que entendíamos por tiempo de trabajo o de ocio se parece a lo que entendían otras civilizaciones. Recientemente, el antropólogo sudafricano James Suzman, famoso por haber estudiado durante casi 30 años la forma de vida de los bosquimanos, una tribu indígena en diversas partes del sur de África (sobre todo en Namibia y Botsuana) que existió hasta finales del siglo XX, ha publicado un libro en el que aborda la cuestión antropológica del trabajo. ‘Work: A Deep History, from the The Stone Age of the Age of Robots‘, que saldrá en enero del año que viene, es un ambicioso estudio que explora cómo la sociedad moderna, con todos sus avances y gestión del tiempo, parece estar menos satisfecha con su vida que las comunidades a pequeña escala, comparando ambas concepciones tan relacionadas entre sí: el trabajo, el ocio y el tiempo.

 

«Las tribus primero trabajan para satisfacer sus necesidades y luego se paran a descansan, en lugar de planificar tanto el futuro»

 

En los esquemas mentales en los que nos movemos no podemos concebir el trabajo sin el ocio, pues uno es el contrario del otro, ya que el tiempo que no pasamos trabajando es tiempo libre que tenemos para nosotros. Si queremos atender a la naturaleza más básica del trabajo, podremos decir que es la cualidad que más nos define como humanos y a su vez nos distingue de las bestias. Por ello, si queremos saber cuáles son los valores y la cultura que rige a una sociedad, sea cual sea, deberemos prestar atención a cómo se ganan la vida trabajando o la concepción que tienen del mismo.

En este sentido, los bosquimanos analizados por Suzman basaban su idea del trabajo en un principio de intercambio social. Recogiendo las ideas expresadas por el sociólogo francés Émile Durkheim, en las tribus de cazadores-recolectores el sentido de comunidad prevalece frente al de individuo, pudiendo intercambiarse las distintas tareas que deben hacer para el correcto desarrollo de la especie. Las costumbres y religiones difuminaban las diferencias individuales de fuerza, habilidad y ambición. En palabras de Derek Thompson, quien ha escrito un artículo muy interesante en ‘The Atlantic’ sobre el tema, «el trabajo compartido implicaba valores compartidos».

La ‘enfermedad de la aspiración infinita’

En cambio, como podemos observar, en la sociedad moderna capitalista la sociedad viene regida en base a un contrato social por el que tú pagas un dinero a alguien para que te venda o preste un producto o servicio que no podrías adquirir o disfrutar por ti mismo. Poco a poco, las clases sociales se instauraron en base a un sentido de la competencia y de la especialización. Al igual que a la hora de intentar acceder a un empleo debes disputarte la plaza con otros tantos trabajadores en base a tus méritos y reconocimientos, las empresas empezaron a rivalizar entre ellas no solo para ofrecer productos mejores, sino también ganancias y beneficios mayores. «Es lo que Durkheim llamó una ‘enfermedad de la aspiración infinita’«, asegura Thompson, «que ahora hemos descubierto que es crónica».

 

«La sociedad actual se rige por una obsesión de planificar constantemente el futuro»

 

El periodista cita una encuesta del ‘Pew Research Center’ en la que se preguntó a la población estadounidense cuál era su secreto de la felicidad. La mayoría apuntó que un trabajo o carrera que pudieran disfrutar, mucho más que la idea de formar una familia o establecer un compromiso duradero en el tiempo con alguien. «La carrera profesional, y no la comunidad, es la piedra angular de la vida», observa Thompson.

 

Esto lo podemos comprobar también en la sociedad española, aunque en menor medida, puesto que nuestra cultura mediterránea sitúa en un lugar más privilegiado el hecho de pertenecer a un grupo, ya que goza de un espíritu más familiar. Pero en cualquier caso, la mayoría de las veces resulta imposible aspirar a fundar una comunidad propia si no dispones de los recursos económicos necesarios. Uno de los problemas de España, en concreto, es su baja tasa de natalidad, sobre todo a raíz de que muchos jóvenes no pueden encontrar esa ansiada estabilidad económica que les permita afrontar el reto de formar una familia.

 

Y es aquí donde entra la relación que tenemos con el tiempo, ya que vivimos siempre anticipando. «Los pequeños grupos de cazadores-recolectores en climas tropicales rara vez almacenan los alimentos más de unos pocos días«, escribe Suzman. «Confían en la abundancia de su entorno, por lo que primero trabajan para satisfacer sus necesidades absolutas y luego se detienen a descansar, en lugar de planificar el futuro».

 

Esta idea es muy interesante, puesto que en la sociedad moderna en la que nos encontramos parece que en ningún momento nos podemos relajar. Incluso cuando estamos descansando de nuestra jornada laboral nos resulta difícil definir bien cómo y en qué queremos aprovechar nuestro tiempo libre, puesto que ya estamos pensando en el día siguiente y en la posibilidad de perder nuestro medio de subsistencia. Haciendo la comparación con la tribu de los bosquimanos, es como si viviésemos en un bosque en el que los recursos no estuvieran siempre disponibles y, por tanto, hubiera que luchar por desarrollar un espíritu de seguridad o fortaleza frente a lo que pueda pasar.

El miedo al futuro

Por tanto, existe ese miedo a perder el trabajo o que, por diversas circunstancias, ya no seamos necesarios, tanto para el empleador como para la sociedad en su conjunto. «La civilización moderna es un santuario del futuro», agrega Thompson. «Esta obsesión por planificar el futuro va más allá de los ciclos de cultivo de las sociedades agrícolas o los préstamos a largo plazo de las sociedades modernas. Está en el corazón de nuestro concepto de educación y desarrollo corporativo, ya que se supone que tanto los estudiantes como los trabajadores jóvenes perfeccionarán sus habilidades por las que serán recompensados años después».

 

Sin embargo, por más que vivimos anticipando, más infelices somos, puesto que nos invade la incertidumbre y la ansiedad de pensar en ese hipotético día en el que ya no produzcamos valor tanto para nuestras empresas como para los clientes a los que se dirigen. Es el famoso miedo de quedarse atrás, tan propio de una sociedad cuyo desarrollo socioeconómico y tecnológico va muy rápido, y cuyas competencias laborales se actualizan constantemente. Más aún, este año con la crisis sanitaria provocada por la pandemia de coronavirus hemos comprobado más que nunca que en cuestión de días todo nuestro sistema y forma de vida puede verse trastocado por algo tan insignificante como un virus.

 

Enrique Zamorano

 

Dejas todo para el último momento? 7 formas de superar la procrastinación

Perder el tiempo es muy humano, pero puede acabar estresándonos o despertando en nosotros sentimientos de culpa. ¿Cómo luchar contra ello?

 

Perder el tiempo es una de las actividades que caracterizan al ser humano.

¿Alguna vez has sentido la imperiosa necesidad de ponerte ordenar tus calcetines, leer en Wikipedia si E.T. tenía hermanos o pintarte las uñas cuando tenías que hacer un trabajo o estudiarte una lección? No estás solo, por supuesto. Esa curiosidad que te entra de repente por conocer si a los cadáveres les sigue creciendo el pelo cuando tendrías que estar terminando un informe tiene un nombre: procrastinación.

La procrastinación (perder el tiempo de toda la vida) sería ese «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy». El problema es que puede conducir a un aumento del estrés, problemas de salud y un rendimiento más bajo. Según informa ‘Psychology Today‘, los procrastinadores tienden a tener más problemas de sueño e incluso pueden sentir vergüenza y falta de autoestima por ese motivo. Sin embargo, hay maneras de evitarla.

Recompénsate

Igual que a un perro se le dan regalos cuando se porta bien, tú puedes optar por darte pequeñas recompensas cuando cumples con tus cometidos. Si quieres darte un atracón de Netflix o mirar las redes sociales, en lugar de hacerlo mientras estás trabajando, date esos caprichos una vez hayas terminado de hacer lo que debías. Sabrán mejor y te sentirás satisfecho contigo mismo.

Optimiza tu entorno

Si tu mesa está llena de libros, cómics y tienes el móvil al lado, es mucho más probable que acabes procrastinando. El entorno tiene mucho que ver en cuanto a tu productividad se refiere, por ello, si lo crees necesario, apaga tu teléfono, aparta tus cosas y límpialo todo para que esté despejado; Te darás cuenta de que te sometes a muchas menos distracciones.

Divide y vencerás

Muchas veces, cuando una tarea es muy larga suele sobrepasarnos, a menudo le sigue la procrastinación. ¿Por qué no dividirla entonces en partes más pequeñas y fáciles de llevar a cabo?

 

Establece plazos específicos para completar una tarea. A continuación, encuentra a alguien que te ayude a ser responsable

 

Por ejemplo, si deseas escribir un libro, puedes elegir hacer un esquema, identificar cada capítulo, averiguar las secciones de los capítulos y luego comprometerte a escribir un capítulo cada día.

Sé realista

También es importante. Las tareas en general ocupan más tiempo del esperado, así que conócete a ti mismo: si no te despiertas ni a tiros antes de las 10 de la mañana, no esperes levantarte a las 8 para hacer ejercicio físico. Quizá sea mejor que esperes a la noche o al mediodía.

Acaba con las excusas

«Necesito estar de humor para acabarlo», «en un rato me pongo», «trabajo mejor bajo presión»… ¿te suenan? Las excusas nunca ayudaron a nadie. En lugar de pensar cuándo será el momento idóneo para hacerlo, ponte ya.

Aprende a delegar y busca un socio

Establece plazos específicos para completar una tarea. A continuación, encuentra a alguien que te ayudará a ser responsable. Cuando tengas que cumplir el plazo mencionado, también lo harás porque tu socio cuenta con que lo hagas. El no querer faltar a tu palabra puede ser una gran manera de acabar con la vacilación.

Perdónate

A veces, las personas procrastinan porque son demasiado perfeccionistas. Si no has logrado acabar un trabajo porque pensabas que no te saldría bien o como habías concebido, no te fustigues. El pasado, pasado está.

Céntrate en el presente y en la excelencia, no hay un trabajo o un momento perfectos, simplemente tienes que hacerlo lo mejor que puedas. Si te centras en el ‘hoy’ y te perdonas, comenzarás a ser productivo.

 

ACyV

 

Los peligros de procrastinar

Cuando nos enfrentamos con alguna tarea aburrida o difícil a la mayoría se nos pasa por la cabeza dejarla para más adelante. Es lo que se llama procrastinación

Cuando nos enfrentamos con alguna tarea aburrida o difícil a la mayoría se nos pasa por la cabeza dejarla para más adelante. Lo más normal es que no hagamos caso a la tentación y nos obliguemos a continuar hasta terminar la tarea que teníamos entre manos. Sin embargo, en otras ocasiones la voluntad flaquea, y nuestra atención se va hacia alguna actividad que nos sirve de distracción o alivio. Generalmente este pequeño desliz no tiene consecuencias importantes en el corto plazo, pero podría generarnos problemas en el futuro. Tras cada nuevo aplazamiento, nuestro cerebro aprende que la actividad que utilizamos como distracción es más fácil y gratificante que la tarea que se aplaza. En estas condiciones los hábitos tienden a hacerse cada vez más frecuentes y a generalizarse a otros contextos y actividades en las que antes no aparecían. Cuando este patrón de aplazamiento aparece con cierta frecuencia en distintas áreas de la vida, se conoce como procrastinación.

Es un problema relativamente frecuente, sobre todo en determinadas etapas de la vida. Por ejemplo, cerca del 70% de los estudiantes confiesan haber experimentado alguna vez este patrón, y entre el 30 y el 50% afirman experimentarlo con frecuencia en determinadas situaciones, como lo exámenes. En etapas posteriores aparece menos, y algunos trabajos recientes han cifrado la prevalencia de la versión crónica del problema entre el 15 y el 20% de la población general adulta. No es de extrañar si tenemos en cuenta la cantidad y variedad de tareas distractoras que tenemos en nuestros escritorios o incluso en nuestros bolsillos. La tecnología mal utilizada es perfecta para este fin, así el acceso instantáneo a la red, las miles de atractivas aplicaciones y juegos que tenemos disponibles en los dispositivos móviles, constituyen un atractivo menú de tareas distractoras para los procrastinadores. Quizá todo esto parezca trivial, pero en un estudio reciente sobre más de 20.000 personas, los autores comprobaron que las personas con una mayor tendencia al aplazamiento tenían salarios menores, una mayor probabilidad de estar desempleados y menor estabilidad laboral1.

 

La procrastinación puede estar relacionada con dos factores. El primero es un exceso de auto-indulgencia. Se trata de personas que son o se han vuelto demasiado permisivas consigo mismas. Han asumido que tienen ciertos privilegios, que la vida debería ser especialmente fácil para ellos o ellas y que, si algo es difícil o no demasiado divertido, están legitimados para buscar la gratificación inmediata en cualquier situación, sean cuales sean las consecuencias. Junto con la auto-indulgencia suele existir una muy elaborada capacidad para justificarse, que sirve para protegerse de la culpa ante ellos mismos y los demás. La forma de abordar este problema, a menudo pasa más por modificar el entorno, es decir, que las personas de alrededor (padres, jefes, parejas…) no secunden la permisividad, y sean firmes y contundentes con las consecuencias del aplazamiento.

 

Hemos de reconocer que ciertos mensajes malinterpretados de la psicología actual, podrían facilitar este tipo de actitudes. Así cuando ponemos demasiado énfasis en la experiencia de emociones y estados afectivos positivos, podríamos estar transmitiendo la idea de que el estado psicológico más deseable y sano es aquel en el que la persona vive inmersa en la diversión y la gratificación inmediata. No quisiera ser aguafiestas, pero sospecho que esto no beneficia a casi nadie, salvo que a alguien se le ocurriera la brillante idea de asociar esos estados de placer momentáneo con algún producto de consumo, y consiguiera así lavar su imagen e incrementar sus ventas…

 

La segunda causa es el exceso de perfeccionismo. A casi todos nos gusta hacer bien las cosas, pero si nos pasamos de rosca, esta actitud podría provocarnos serios problemas. Las personas que tienen un miedo intenso a cometer errores tienden a posponer las tareas importantes por miedo a hacerlas mal. En ocasiones el aplazamiento sirve para prepararse mejor, revisando alguna documentación adicional para estar más seguros de que lo harán bien. En otras ocasiones, ante el miedo a equivocarse, las personas se implican en tareas fáciles y que dominan para recuperar rápidamente la sensación de control y competencia. En ambos casos el resultado es el mismo, los plazos se estiran en exceso, la fecha límite se pasa y esto provoca problemas en su rendimiento, sus agendas y las de los demás.

 

En estos casos son necesarias dos líneas de acción para poner freno al problema. La primera es hacer un esfuerzo activo por ser razonable sobre el nivel de exigencia con el que abordan las tareas. Se trata de ser realistas sobre las consecuencias reales de los errores, ¿qué es lo peor que puede pasar si no lo hago perfecto? Probablemente en la mayor parte de los casos, las consecuencias de la no-perfección no sean dramáticas. Ser consciente de esta realidad es el primer paso. El segundo es aún más sencillo. Se trata de utilizar las tareas distractoras como aliadas. Las tareas distractoras son actividades que nos hacen sentir temporalmente bien, nos hacen sentir competentes, con control o sencillamente nos divierten, ¿no podríamos aprovecharlas? Para conseguirlo basta con cambiar el orden. Una tarea gratificante es una distracción si sustituye a la tarea importante, pero puede ser una recompensa si va después, es decir, si en lugar de dejarnos llevar por el impulso, aplazamos la acción hasta haber terminado la tarea importante, mataremos tres pájaros de un tiro. Habremos terminado la tarea, nos habremos dado el lujo de dedicar unos minutos a aquello que nos gusta y, lo más importante, nos estaremos vacunando contra el hábito de la procrastinación.

 

Por último, si estás pensando en buscar el último programa o aplicación para gestionar tus tareas o estás pensando en buscar más información sobre la procrastinación en internet… para un segundo y pregúntate primero si tenías algo importante que terminar, ponte con ello hasta que lo termines, y después date el gustazo de dedicar unos minutos a saciar tu curiosidad buscando la información, ¡verás que bien sienta!

1Nguyen, B., Steel, P., & Ferrari, J. R. (2013). Procrastination’s Impact in the Workplace and the Workplace’s Impact on Procrastination.International Journal of Selection and Assessment,21(4), 388–399.

 

Los trucos más efectivos para concentrarte al máximo en el trabajo

¿Tienes poca capacidad de atención? Recupera la facilidad de enfocarte en las tareas que haces en el día a día con esta serie consejos de distintos expertos

Si hay un rasgo que define a esta época en la cual vivimos es el auge de los trastornos de déficit de atención entre la población. A raíz de la cantidad de estímulos que proliferan a través de los diferentes canales de comunicación, sobre todo de las pantallas que llevamos siempre con nosotros, el hecho de focalizar la atención todo el tiempo en una actividad resulta más y más difícil.

Y en situaciones estresantes o extraordinarias como la que hemos vivido en esta cuarentena, más aún. Son muchos los profesionales de trabajos creativos que han visto cómo, a pesar de tener todo el tiempo del mundo, la inspiración no les venía a visitar. Y mucho menos la concentración. En los primeros días de la pandemia el número de mensajes y llamadas era ingente al estar a las puertas de un problema tan grave a nivel global.

El flujo de atención se mantiene gracias también a los descansos, pero no los lleves muy lejos para no perder la concentración

Pero ahora que poco a poco los esfuerzos apuntan a recuperar la normalidad y a la vez vivir con el virus tomando las máximas precauciones y respetando las medidas de seguridad, debería volver la habilidad para estar concentrados. Si crees que te está costando recuperarla, o directamente tu nivel de despiste ya viene de serie, tal vez te interese leer lo que viene a continuación. La revista ‘Inverse‘ ha recopilado algunos trucos para mantener tu nivel de atención a pesar de las circunstancias o de que te hayas levantado con el pie izquierdo. A fin de cuentas, es un estado mental que se puede entrenar y sacar provecho incluso cuando sientes que no eres capaz.

Bloquea las distracciones

Básicamente, se trata de mantener lo que la psicóloga Mihaly Csikszentmihalyi llama el ‘flow’, un ritmo de trabajo en el que prima un enfoque puro y creativo. Es decir, «un estado en el que las personas están tan involucradas en una actividad que nada más les parece importar». Para ello es importante bloquear las posibles distracciones que pueden romper ese ritmo de trabajo y acondicionar un espacio adecuado para ello.

Planifica

Bien puedes dibujar en una hoja las tareas que vas a realizar, de la primera a la última. «Alcanzo la concentración cuando hago una hoja de ruta visual de cada paso que debo dar para llegar del punto A al punto B antes de comenzar un proyecto», asegura David Morneau, CEO de inBeat Agency. «En mi caso, prefiero que sea visible, la imprimo y la mantengo frente a mí mientras estoy trabajando. Me ayuda a estar al tanto de lo que viene después y mantenerme concentrado y comprometido».

Tómate descansos o haz algo recreativo

«Busca eso que te haga centrarte en tu tarea», aconseja Linda Clark, CEO de una empresa de consultoría. «Yo puedo jugar durante unos minutos y luego abordar un proyecto que requiere cierta creatividad. Puedes correr o meditar. El flujo se mantiene gracias también a los descansos, pero no los lleves muy lejos para no minar tu capacidad de atención. Sal a tomar el aire, toma un refresco y luego regresa a tu puesto. Cuando te dispongas a empezar, crea un espacio que evite cualquier interrupción».

La música adecuada

El hilo musical mientras trabajas o desarrollas alguna actividad suele ayudar bastante a la hora de hacer que captes mejor la atención en aquello que estás haciendo. Claro que, hay infinidad de estilos que a priori pueden servirte mejor o peor a la hora de activar el cerebro. Seguramente con una música pop sea más difícil concentrarte al tener una melodía muy tarareable y pegadiza que hace que te pongas a canturrear, a diferencia de una música más ambiental como el jazz o el techno, que carecen de letra. La elección de la música para concentrarse es muy subjetiva, tan solo debes encontrar cuál es el género que mejor se adapta a ti a la hora de poner tus neuronas a funcionar.

Primero lo más sencillo

Otro método es empezar por tareas más sencillas, fáciles o repetitivas antes que por las más grandes o complicadas. Además, al superarlas liberarás dopamina, lo que fomentará la concentración y la motivación. «Antes de terminar, tómate cinco minutos para crear una lista rápida de los objetivos cumplidos a tener en cuenta en la próxima sesión», asegura Trevor Lohrbeer, fundador de la empresa Day Optimizer. Así sabrás mejor por dónde debes comenzar al día siguiente y gracias a ello trazarás un mapa mental con el desarrollo de la actividad.

Activa las ondas alfa

«Hay pasos muy rápidos para activar las ondas cerebrales alfa y alcanzar ese estado mental óptimo en el que el tiempo vuela y estás concentrado», admite Tessa Hull, entrenadora profesional. «El té verde contiene teanina, un químico neurotransmisor que aumenta de forma significativa este tipo de ondas sin causar somnolencia. También sucede con 30 minutos de ejercicio físico. Si además le añades la meditación, ya estás en el camino ideal para lograr un estado de concentración muchísimo más efectivo».

ACYV

 

La famosa regla por la que acabamos procrastinando y perdiendo el ...

¿Estás agobiado con algún plazo de entrega? A todos nos ha pasado más de una vez. Un intelectual británico encontró la explicación, y posible solución, a esta manía de perezosos

El tiempo pasa y aún no has acabado la tarea. Ese informe, texto o código que tienes que entregar debe estar acabado en menos de 15 minutos. Después de haber desperdiciado la mitad del día, el reloj apremia y tienes que dejarlo todo finiquitado. La última lección del temario que dejaste para estudiar el último día antes del examen es demasiado extensa y acabas prefiriendo repasar lo aprendido en vez de meter nuevos conocimientos en tu cabeza. Y entonces piensas, ansioso, que podías haberlo abordado mejor si hubieras sido diligente cuando debías.

En el contexto histórico que atravesamos, en el que muchos empleos se han visto abocados a adaptarse al teletrabajo, resulta más difícil que nunca concentrarse y sacar nuestros proyectos adelante. Más allá de la preocupaciones originadas por la enfermedad, muchas personas deben compaginar su vida familiar con la laboral. La frase que se repite en todas las casas viene a ser: «Como siempre, mal y tarde». ¿Por qué tendemos a dejarlo todo para el último momento? Luego, cuando llega la hora de la verdad y ya no podemos posponer más nuestras tareas, nos entra el arrepentimiento y acabamos terminándolo todo en mucho menos tiempo del esperado.

Cuando tenemos horas o días para finalizar una tarea, tendemos a ver el plazo como muy grande, de ahí que nos relajemos y procastinemos al inicio

Procrastinar hasta el último segundo es una tentación perezosa que se apodera de muchos trabajadores, estudiantes e investigadores. Lo curioso es que existe una ley sociológica que puede explicar esta tendencia a dejar todo para el último momento. Se llama ley de Parkinson y su ‘leitmotiv’ es el siguiente: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Viene formulada por el historiador naval británico Cyril Northcote Parkinson en un ensayo publicado en la revista ‘The Economist’ en 1955.

En dicho ensayo, Parkinson usa el ejemplo de una anciana que escribe una carta a su sobrina. Como está completamente desocupada, la señora dedica el día entero a redactar la misiva. Por supuesto, al emplear tanto tiempo el resultado tendría que ser impecable. Pero más allá de eso, el autor relaciona este hecho con la burocratización de las instituciones británicas. Entre 1914 y 1928, el número de barcos de la marina había disminuido en dos tercios y el personal en un tercio; sin embargo, el número de burócratas contratados se había disparado un 6% en un año, como recoge un artículo sobre el tema de la ‘BBC‘. En definitiva, había menos personas y menos trabajo, pero la administración se estaba expandiendo por razones ajenas a las del propio oficio naval. ¿Por qué?

Menos trabajo, más burocracia

Parkinson identificó que había dos elementos que condujeron a este peculiar escenario. Uno era la ley de multiplicación de subordinados, por la cual los gerentes tendían a contratar a dos o más subordinados para que ninguno de ellos compitiera con el propio gerente. Y la otra razón es el hecho manifiesto de que los burócratas acaban produciendo más trabajo para otros burócratas.

Una explicación más certera de la teoría de Parkison es la que ofrece Stefan Thurner, un profesor de Ciencias de Sistemas Complejos de la Universidad Médica de Viena, en Austria, quien explica que las empresas suelen empezar su actividad con una jerarquía más o menos plana, con dos ingenieros. A medida que la compañía va creciendo, se contratan asistentes para esos productores, que luego acaban consiguiendo un rápido ascenso. Esto a su vez conlleva a que estos mismos acaben contratando a sus propios subordinados de tal modo que la empresa empieza a crecer exponencialmente. Tanto es así que «cuando se vuelve muy grande y costosa, puede llegar a consumir todos los ingresos», avisa Thurner. «Si el cuerpo burocrático no se reduce drásticamente, la empresa quiebra».

Cuando tienes una fecha límite, es como tener una tormenta por delante o un camión a la vuelta de la esquina

¿Cómo se traslada esto a la relación que Parkinson hace del tiempo de trabajo? Básicamente, que cuando tenemos horas o días para finalizar una tarea, tendemos a ver el plazo como bastante grande, de ahí que nos relajemos y procrastinemos al inicio, o bien no nos lo tomemos tan en serio hasta que ya no nos queda otra opción que cumplir de inmediato. Por ello, son muchas las agencias de desarrollo personal y profesional que aconsejan que a la hora de cumplir con unos tiempos de entrega, para hacerlo más diligentemente y no procrastinar tanto, recortemos un tercio o a la mitad del plazo en el que el trabajo debe ser entregado o realizado.

Una de las principales trabas o puntos flacos de esta teoría es que si asignamos menos tiempo a la consecución de una tarea nada nos garantiza de que esta cumpla con los estándares de calidad exigidos. En otras palabras, si por ejemplo debemos estudiar un temario en un mes y lo hacemos en solo 15 o 20 días, aunque vayamos más apretados y por ello seamos menos procrastinadores, el riesgo de no aprenderlo lo suficientemente bien crece debido a la complejidad de la tarea. Por ello, la cuestión no está en el tiempo material que verdaderamente necesitamos para finalizar un proyecto, sino más bien en el grado de atención que debemos poner en él.

Según Eldar Shafir, profesor de la Universidad de Princeton, los humanos tenemos una capacidad limitada de memoria, atención y fatiga. «Debido a que nuestra atención es limitada la dividimos como podemos a medida que avanzamos en la vida cotidiana», asegura, en la ‘BBC‘. Pero a veces, ya sea por necesidad o porque no nos queda otro remedio, debemos enfocarnos en algo.

Si tu fecha límite está demasiado cerca y entras en pánico, podrías trabajar de forma ineficiente y las cosas podrían salir mal de todos modos

«Cuando tienes una fecha límite, es como tener una tormenta por delante o un camión a la vuelta de la esquina», prosigue Shafir. «Te sientes amenazado por aquello que va a venir, por lo que te concentras mucho en la tarea». Desgraciadamente, una excesiva concentración también acarrea efectos negativos, sobre todo en tu entorno más inmediato. «Si te enfocas mucho en un gran proyecto, quizás olvides recoger a tu hijo de la escuela, el cumpleaños de tu madre…». Y, por último, concluye: «Si tu fecha límite está demasiado cerca y entras en pánico, podrías trabajar de forma ineficiente y las cosas podrían salir mal de todos modos».

En conclusión, vivimos en un mundo en el que cada vez cuesta más concentrarse en algo. Los agentes que luchan por nuestra atención nos lo ponen más difícil. El trabajo, al fin y al cabo, requiere tener la mente despejada para funcionar correctamente, y a la vez exige un alto nivel de concentración para hacerla bien y en los tiempos permitidos. Al final, la clave está en saber organizarse y, a la hora de encarar un plazo de entrega, poner toda nuestra actividad cognitiva en lo que estamos haciendo en el menor tiempo posible para no agotarnos y dejar espacio para los demás. Descansar el cerebro es imprescindible para llevar a cabo una tarea que requiera pensamiento y decisión. De ahí que cumplir con el plazo ‘a matacaballo’ después de una aguda procrastinación no sea nada recomendable.

  1. ZAMORANO

 

Resultado de imagen de EL TIMO DE LA PRODUCTIVIDAD: ASÍ TE ENGAÑAN LOS EXPERTOS

Trabajar de la manera más eficiente es una máxima que quieren cumplir todos los empleados pero, ¿y si en realidad tuvieran que ocuparse de ello las empresas?

El aumento de la productividad es una de esas indulgencias que los gurús del siglo XXI pretenden vendernos para que nos convirtamos en trabajadores modelos. «¡Sigue estas 20 formas para conseguir que tú y tu equipo seáis mucho más productivos en el trabajo!», «comer alimentos saludables te ayudará a mantener el cerebro adecuadamente alimentado, mejorará tu capacidad mental e impactará en tu productividad», «conquista la procrastinación con la Regla de los dos minutos».

Los anuncios que anteriormente te prometían que perderías peso o conseguirías a la mujer de tus sueños con solo seguir unos pasos han mutado en webs y libros que te prometen el oro y el moro empresarial.

Dios salve a la productividad

El’ trabajamos para vivir’ es cada vez más un ‘vivimos para trabajar’, en un mundo donde algunos aspiran por una utópica jornada laboral de tan solo cuatro días. El Partido Laborista en Reino Unido y Más País en las pasadas elecciones españolas coincidieron en incluir en su programa electoral la promesa de reducir gradualmente la carga de trabajo (sin que eso repercutiera en el salario) hasta llegar a las 32 horas en un plazo de diez años.

 

Y, mientras tanto, en ese mundo extraño en el que vivimos, el pasado mes de diciembre la empresa británica StandardToilet patentó un retrete inclinado para elevar la productividad. El tiempo es oro, más aún en las empresas, por lo que la solución contra aquel compañero que se pasa media jornada laboral en el excusado es, sin duda, un váter inclinado 13 grados hacia delante, de tal modo que las piernas empiecen a doler si permaneces más de cinco minutos sentado en él.

Esta medida digna de una novela distópica de Orwell se explica con la justificación de la compañía: supuestas encuestas recientes aseguran que muchos empleados invierten hasta 28 minutos en el retrete, lo que supone un coste muy alto para las empresas.

En Noruega, una empresa exigió a las empleadas que usaran pulseras mientras menstruaban para demostrar que tenían que ir al baño con frecuencia

Los británicos no han sido los únicos en mezclar pausas para el baño con productividad. Según explica un artículo recientemente publicado en ‘The Conversation‘, una empresa con sede en Chicago fue noticia cuando un sindicato presentó una queja contra ella por «acoso en el baño». Al parecer, la empresa había introducido tarjetas magnéticas para controlar el uso del inodoro y aconsejaba a los empleados que no pasaran más de seis minutos en el retrete, llegando a entregar tarjetas regalo a los que no sobrepasasen ese tiempo.

En Escocia, por otra parte, se pidió al personal de un centro de atención telefónica que firmara un nuevo contrato que limitaba los descansos para ir al baño a solo dos minutos en un total de cuatro horas. Y en Noruega, una empresa exigió a las empleadas que usaran pulseras rojas mientras menstruaban para demostrar que podían ir al baño con más frecuencia por una razón de peso.

¿Todo el mundo se ha vuelto loco con las pausas para el baño o realmente la productividad se ve afectada por esos pequeños detalles? Nadie puede negar que esta es fundamental para fortalecer la economía de un país. Solo hay dos formas de incrementar la renta per cápita de una sociedad: o aumentando el número de horas totales durante las que se fabrican bienes y servicios o incrementando el número de bienes y servicios fabricados por cada hora trabajada, es decir, o trabajando más o con mayor productividad, y teniendo en cuenta cuánto admiramos a los suecos, es probable que no queramos volver a casa de madrugada después de una jornada infernal.

No son los trabajadores. La falta de productividad tiene que ver más con la escasa inversión en capital humano o la segmentación del mercado laboral

Sin embargo, según los expertos, la productividad en España lleva años estancada y presenta una evolución ‘contracíclica’ desde los años 90. Las razones tienen más que ver con la mala calidad de los equipos directivos así como con el crecimiento de sectores que en realidad son poco productivos. Según un reciente estudio de BBVA Research «la escasa inversión en capital humano específico, la menor formación en el puesto de trabajo, la segmentación en el mercado laboral o la prevalencia de organizaciones de dimensión reducida» también son algunas de las causas.

Por lo tanto, ¿realmente sirve de algo intentar incentivar al trabajador con diversas medidas cuando realmente se trata de un problema más complejo que se escapa a sus competencias? Según una colección de ensayos recientemente publicados por expertos, parece que no. Aseguran que, en lugar de optimizar cada minuto del tiempo de la jornada laboral, los directivos deberían centrarse en mejorar la calidad de vida de sus trabajadores.

Varios de los ensayos sostienen que dar voz a los empleados para que se sientan representados es crucial para aumentar la productividad. Es más probable que las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo tengan éxito cuando los trabajadores se sientan involucrados en la toma de decisiones.

En lugar de optimizar cada minuto del tiempo de la jornada laboral, los directivos deberían centrarse en mejorar la calidad de vida de sus trabajadores

En otras palabras, estandarizar las tareas y capacitar al personal ayuda a mejorar la motivación del personal, lo que a su vez se traduce en beneficios para la empresa. No parece un asunto baladí, pues el absentismo laboral marcó un récord histórico en España en 2019.

Es un hecho que las empresas más exitosas son las que están constantemente innovando. Quizá la clave para que realmente mejore la productividad sea que todos esos consejos que podemos leer en webs (planifica tu jornada, levántate temprano, aprende a decir que no) comiencen a centrarse más en las empresas y menos en los trabajadores a título particular

ADA NUÑO