La era digital ha traído consigo multitud de avances, principalmente de tiempo. Los procesos productivos y de trabajo se han agilizado, sin embargo, hay ocasiones en que el tiempo no parece avanzar o resulta insuficiente. Por ello, Edith Gómez, editora en Gananci ha dado con las 9 claves que permiten optimizar los recursos y mejorar los plazos de entrega de proyectos o del tiempo en la realización de tareas.

Son muchas las técnicas que se pueden aprender en Gananci para el manejo del tiempo. Edith Gómez ha revelado algunas de ellas para lograr una mayor eficiencia tiempo laboral.

  1. Repaso de tareas.Gómez recomienda hacer una lista de tareas, con todo lo que se debe hacer durante la semana, y dejarlas reflejadas por escrito para poder revisarlas y reorganizarlas, lo que lleva al segundo paso.

 

  1. Establecer prioridades.Tras haber enumerado las cosas que se debe y quiere hacer, es el momento de priorizarlas. Hay que plantearse, por tanto, cuestiones como «¿Qué es más importante?» «¿Hay algún trabajo cuyo plazo de entrega es corto o que se pueda dejar para el final de la semana?» Al responder estas preguntas, se podrá jerarquizar de una mejor forma esa lista.

 

  1. Planificación semanal.El tiempo es muy valioso y cada cosa requiere un momento. Por ello, Gómez sugiere planificar la semana y establecer el plan de acción, en función de esas prioridades marcadas, calculando el tiempo -de forma estimada- que conllevará su realización. «Procura cumplir estos horarios, pues, de lo contrario, empezará la acumulación de tareas», advierte la editora de Gananci, que señala además que «establecer horarios de acción» traerá también tiempos de descanso.

 

  1. Equilibrio en el tiempo de desconexión.Gómez señala la importancia de «establecer un equilibrio entre la vida laboral y personal» como clave del éxito y aconseja incluir espacios para dedicarse a los «hobbies» personales «y a cualquier otra actividad de crecimiento personal» que se quiera realizar.

 

  1. Bloquear las distracciones.Uno de los principales problemas en cuanto al manejo del tiempo es la gran cantidad de distracciones que se tiene. En consecuencia, hay aprender a evitarlas para no perder tiempo en cosas no productivas. Por ejemplo, el móvil y las distintas redes sociales, aunque son muy provechosas en varias situaciones, pueden ser una gran fuente de distracción, por ello Gómez recomienda apagar las desactivar las notificaciones y silenciar los dispositivos.

 

  1. Organización de recursos.«Para el manejo del tiempo es indispensable ser organizado -explica Gómez- así que, antes de empezar con alguna actividad es importante ordenar el espacio de trabajo y buscar los materiales que se vayan a necesitar».

 

  1. Descubrir el asistente ideal.Existe un sinfín de formas que puedes utilizar para gestionar el tiempo. Hay quienes prefieren métodos tradicionales y optan por una agenda de papel, mientras que hay quienes eligen herramientas digitales. La decisión dependerá de la persona y del método con el que se sienta más a gusto.

 

  1. Evitar el multitasking.Otro de los grandes problemas de la modernidad es el muy conocido multitasking. Esto consiste, en breves palabras, hacer más de una actividad o tarea al mismo tiempo, sin embargo, Gómez advierte que hacerlo reduce la productividad y genera desconcentración.

 

  1. Aprender a decir ‘no’.Dentro de los problemas del manejo del tiempo está aceptar más de lo que se puede manejar. Es fundamental aprender a decir que ‘no’ cuando realmente se esté ocupado. «La idea no es ser grosero o irrespetuoso, sino aprender a establecer límites», concluye la experta.

Desde hace siglos, hemos dividido nuestro tiempo en horas. Sin embargo, cada vez está más de moda desmenuzar los 60 minutos en otras unidades mucho más pequeñas

Hace apenas unos días que se ha publicado, y se ha convertido ya en uno de los grandes virales de la autoorganización de los últimos años. Una breve entrada de la página ‘Wait But Why‘, escrita por Tim Urban, se ha convertido en un fenómeno gracias a su peculiar propuesta para estructurar los horarios diarios. ¿De hora en hora? ¿En bloques de media hora? Nada de eso. Lo que Urban propone es dividir el día en fragmentos de 10 minutos para sacar el máximo partido a cada uno de ellos.

El cálculo es muy sencillo. Si quitamos las siete u ocho horas que dormimos al día (o que, mejor dicho, deberíamos dormir), nos quedan 16 o 17 horas. Es decir, 960 o 1.020 minutos al día, que redondeando se quedan en unos 1.000 minutos por jornada. Esa es la medida de nuestra vida, sugiere la entrada del blog. En lugar de establecer 16 o 17 bloques, lo que debemos hacer es dividir nuestros 1.000 minutos entre 10 y, así, obtendremos unos 100 bloques de 10 minutos. “Eso es de lo que dispones cada día”, explica el autor.

Cocinar requiere tres bloques y pedir comida, ninguno: tú decides en qué empleas tu tiempo

“A lo largo del día, empleas 10 minutos de tu vida en cada bloque, hasta que finalmente te quedas sin ellos y es hora de meterte en la cama”, propone. Es una revolucionaria manera de organizar el tiempo, puesto que desciende a unidades mucho más pequeñas de las que estamos acostumbrados. Es más, el autor anima a que los lectores organicen su tiempo en función de la siguiente cuadrícula, que se puede descargar desde su página web (o desde aquí):

El objetivo de este cuadrante es doble. Por una parte, debe servirnos para colorear cada uno de los cuadrados con aquello que consideremos más importante, como si fuese nuestra nueva agenda. El autor propone varios ejemplos: cocinar suele requerir tres bloques (es decir, una media hora), mientras que pedir comida por teléfono no requiere ninguno (algo discutible). ¿Qué prefieres, perder tiempo en cocinar o dedicar eso a otra cosa? Otro ejemplo: pongamos que tomar una copa con un amigo cuesta alrededor de 10 bloques (una hora y 40 minutos; a alguno le dará tiempo a tomarse dos o tres). La pregunta que debemos hacernos es “¿con qué frecuencia quieres utilizar estos 10 bloques para ese propósito, y con qué amigos?”.

En resumidas cuentas: ¿qué bloques son innegociables y cuáles deberían ser más flexibles? Esta forma de organización nos permite dejar unos cuadrantes vacíos en los que no hagamos nada, y que alivien la estricta organización del resto de la jornada. Según Urban, el cuadrante nos permite separar el grano de la paja y extraer lo mejor del día.

El empleo del tiempo

Como hemos dicho, el cuadro de 10×10 tiene otra función: rellenar uno nuevo una vez el día haya terminado con lo que de verdad hemos hecho y compararlo con aquello que habíamos planeado hacer. De esa manera, podremos ser mucho más realistas la próxima vez que diseñemos nuestro cuadrante. La pregunta que debemos hacernos es: “¿en qué se diferencian los dos cuadros, y por qué?”.

¿No pasa este sistema por alto que somos seres humanos y no robots y, por lo tanto, que nuestro rendimiento fluctúa continuamente?

Esa es la base del sistema propuesto por Urban, que puede verse como una consecuencia más de la imparable aceleración del tiempo propuesta por el profesor Hartmut Rosa. Recordemos que, hasta hace apenas unos siglos, en la sociedad campesina, el tiempo estaba vinculado ante todo a los ciclos de salida y puesta de sol. El amanecer era el momento de ponerse en marcha y el anochecer marcaba el final de la jornada. La sociedad industrial ordenó por primera vez el día en función de las horas, una unidad discreta y necesaria para controlar las incipientes jornadas laborales del nuevo trabajador urbano.

Hoy en día, nuestro tiempo está organizado en horas. La jornada laboral semanal se estipula en horas (40 o 36, pero no 20 horas y media, por ejemplo), las clases universitarias o del colegio suelen durar una hora (aunque sean de 55 minutos y se descanse durante cinco), las agendas del teléfono móvil dividen el día de hora en hora, y los actos oficiales, conferencias u otros eventos suelen organizarse en función a las horas en punto (o, como mucho, a la media hora).

Todo ello tiene un sentido claro: la hora es la medida estándar del día. Sin embargo, propuestas como la de ‘Wait But Why’ muestran que la tendencia es a desmenuzar el día aún más. Seguro que al lector se le han ocurrido una larga serie de reservas respecto a este sistema. Por ejemplo, ¿no tardamos mucho más en organizar nuestro día de 10 minutos en 10 minutos, consiguiendo el efecto completamente opuesto al buscado? ¿No es agobiante que haya tan poco margen de error? ¿No pasa este sistema por alto que somos seres humanos y no robots y, por lo tanto, que nuestro rendimiento fluctúa continuamente, y que pretender que siempre estamos igual de activos es una utopía? ¿No es el mejor estímulo de la creatividad precisamente el no hacer nada, dejar la mente vagar? ¿Qué ocurre con las ocho horas que pasamos en el trabajo?

El primer comentario del artículo, el que más ‘me gusta’ ha recibido, resume bien este problema: “Aunque aprecio el autoanálisis e intentar mejorarse a uno mismo, me preocupa que esta clase de ‘micromanagement‘ sea un reflejo de nuestras inclinaciones capitalistas hacia los productos y la producción”, advierte un usuario llamado Jacob Yu. “Puede haber algo de valor en vaguear sin haberlo planeado, sin analizarlo y sin criticarlo”. Que se lo digan a Andrew Smart, que advirtió en su libro ‘El arte y la ciencia de no hacer nada’ (Clave Intelectual) sobre nuestra ansiedad por hacer cosas continuamente y el culto a la productividad, una de las consecuencias más claras de esa acuciante sensación de que cada vez tenemos menos tiempo para hacer nada.

H.G.B.