Resultado de imagen de LA METODOLOGÍA DE LAS CAJITAS© ENSEÑA A PRIORIZAR A TU CEREBRO

El 90% de lo que haces es improductivo: ocho claves para cumplir lo que te propones

El ingeniero Aritz Urresti ha patentado un método para identificar sueños, objetivos, metas y compartimentar las tareas para aprender a gestionar el tiempo

Una hora de planificación equivale a 20 horas de ejecución, según Aritz Urresti.

Estamos en pleno mes de julio. Tanto si lees este artículo desde una tumbona como desde tu escritorio bajo el chorro del aire acondicionado, tendrás una lista de cosas que hacer que se habrá quedado a medias cuando la repases por la noche. Llamadas, compras, gestiones, citas, dietas, encuentros, planes de calidad para tu vida personal, fechas límite. Propósitos que escurren el bulto y se van cayendo del listado mientras te arrastra la inercia. ¿Por qué no te da la vida para nada?

Aritz Urresti es un ingeniero de Bilbao que comenzó a estudiar la productividad y la gestión del tiempo entre las diferentes áreas de su vida al darse cuenta de que el equilibrio entre salud, familia y trabajo era un imposible. Las duras experiencias de dos familiares le llevaron a replantearse su vida y se sometió a un programa de desarrollo profesional y personal. «Me costó 5 meses darme cuenta de que el 90% de lo que hacía no era rentable ni productivo. Y eso me dio mucho que pensar porque tenemos un sistema en el que te educan para trabajar y que el resto del tiempo lo emplees en lo demás», comenta Urresti. En su experiencia, ese porcentaje de ineficiencia es común a todos los mortales.

«Cambié mi forma de priorizar, empecé a hacer deporte otra vez, a jerarquizar qué tareas de mi puesto de trabajo era rentable hacer, reservar tiempo para estar en familia y di un cambio radical a todos los niveles», afirma.

En el libro ‘Las cajitas del éxito’ desarrolla su metodología patentada para enseñar al cerebro a identificar qué es rentable y qué no, y a cómo procesar una cadena de órdenes, cuanto más atomizadas mejor. Un planteamiento que el CEO del centro de productividad goalboxes también ha impartido en un webinar. Urresti ha trabajado también con empresas como Endesa, Seur, Deloitte y con empresarios de la talla de Florentino Pérez, pero también con estudiantes y personas que han logrado desde perder cincuenta kilos a superar la ansiedad.

«Nadie prioriza la vida personal, nadie pone la salud y la familia por delante y en el trabajo trabajamos por tareas y funciones pero no por objetivos y metas enfocados a resultados. Es la clave de lo que es la productividad«, argumenta. Para dar ese giro, lo primero que se necesita es un espíritu autocrítico: «Tendemos a justificar nuestros errores, desde pequeñitos sabemos que hay que decir ‘he aprobado’ y ‘me han suspendido'». Urresti también destaca la importancia de la coherencia, puesto que lo habitual es proponerse un cambio y limitarse a «ir a trabajar, poner lavadoras y ser reactivo».

El problema, señala, es que «no se nos ha enseñado a pensar». Y tampoco a interiorizar los cuatro pasos de la planificación que son: pensar, priorizar, proteger y perseverar. Otro punto prioritario es poder distinguir entre sueño, objetivo, meta y ‘cajita’, que según su método es el átomo de la organización.

Urresti reduce en ocho claves las fases para que una persona lleve a término lo que quiere hacer.

1.- Identificar los sueños o ‘para qués’

En la experiencia del ingeniero, la gran mayoría de las personas a las que ayuda no tiene claro qué hacer con su vida. Y es fundamental que haya unos ‘para qués’, que son los sueños. «La palabra motivación, de la que tanto se habla, está compuesta por los conceptos: motivos y acción», explica. Las razones que uno tiene para hacer algo proceden de los ‘para qué’, que es importante tener claros y que trasciendan la esfera de lo obligatorio. Por la misma razón por la que uno estudia con más gusto algo que le interesa.

2.- Trazar objetivos claros a tres meses

Pero de nada sirve tener sueños si no se hace por cumplirlos. Urresti aconseja convertirlos en objetivos a tres meses vista, porque hay que ir troceándolos. Un objetivo es un pedacito de sueño, es un resultado. Y esta idea abre pista para entender cómo se pasa al siguiente paso. Compartimentar las órdenes que damos al cerebro es importante porque, según Urresti, nuestra parte subconsciente asume la gran parte de las decisiones y es incapaz de asumir un concepto que no sea objetivo y tangible. Y pone un ejemplo de manual: «¿Por qué no vas al gimnasio? Porque dejar de ir no te cuesta 700 euros y puedes vivir con ello».

El problema, señala, es que «no se nos ha enseñado a pensar». Y tampoco los otros tres pasos de la planificación: priorizar, proteger y perseverar

3.- Entender cómo funcionan las metas

Para cumplir objetivos, hay que marcarse metas, que no son otra cosa que caminos. Para aterrizar el concepto: si tu objetivo es bajar cinco kilos, tu meta es hacer 5 comidas al día o 3 horas de deporte a la semana.

4.- Planificar las ‘cajitas’

¿Y cómo ponemos en marcha las metas? Aquí entran en juego las ‘cajitas’, que son las pequeñas acciones que hay que desarrollar para conseguir cada meta. Si, por ejemplo, tienes que hacer cinco comidas al día, las ‘cajitas’ serán ir a la compra, cocinar, empaquetar las raciones…

«Las ‘cajitas’ son cronológicas; de izquierda a derecha, una depende de la otra. Esto significa que si yo no hago la última, todas las anteriores no sirven para nada», señala. Y ese es precisamente uno de los mayores problemas que presenta todo proceso productivo, que nadie hace las del final. «Tenemos un sistema en el que la gente se queda en dos tercios de lo que hay que hacer de cada actividad. Al no hacer lo del final, lo que pasa es que todo lo que se ha hecho no sirve para nada».

Este sistema sirve para planificar un trabajo pero también una acción cotidiana. Llegados a este punto, el lector de la tumbona puede plantearse un ejercicio si tiene unas macetas a mano. ¿Qué clase de acción sería regar las plantas? No es una tarea, sino tres ‘cajitas’: coger la regadera, llenarla de agua y regar. ¿Eso qué significa? Que hay que pensar y dividir la meta en tres mini acciones. «Si estoy cansado me cuesta pensar, y el cerebro lo rechaza y procastino», añade. La gente que ha pasado por ese proceso se da cuenta, explica el experto, de que cuando tiene las metas divididas en ‘cajitas’ hacen las cosas, y si no, no. «Y te explican por qué. Ahora entiendo, cuando tengo las ‘cajitas’ no tengo que pensar y ejecuto, cuando no las hago, tienes que pensar y tiendes a dilatar».

«Cuando le dices a tu hijo ordena el cuarto no lo va a hacer, pero si le dices recoge las zapatillas y haz la cama sí lo va a hacer. Esto funciona para todo», recomienda.

5.- Incorpora las ‘cajitas’ en la agenda

Toda esta planificación no tiene sentido si no las apuntas en tu agenda. «Las posibilidades de que las ejecutes aumentan un 100%«, de otra manera, dice Urresti, se evaporan igual que tus propósitos de antes.

«Cuando tengo las ‘cajitas’ no tengo que pensar y ejecuto, cuando no las hago, tiendo a dilatar»

6.- Has sido demasiado optimista

Pero también puede ocurrir que las hayas agendado en un momento de excesivo optimismo con respecto a tus responsabilidades. Un truco es reducir un tercio tus previsiones, en caso de que ya te haya pasado algo parecido al hacer frente a una lista inasumible.

7.- Despejar interrupciones e imprevistos

Y volviendo a los cuatro principios de la planificación, aquí entran en juego ‘proteger’ y ‘perseverar’. Es muy probable que un marrón gigantesco te impida ejecutar tus planes al plan de la letra. Pero aquí también es importante priorizar. ¿Qué tareas son imprescindibles? ¿Hay alguna forma ejecutiva de despejar ese problema? No olvides tus ‘cajitas’, tus metas, tus objetivos, y mucho menos, tus sueños.

8.- Desechar hábitos y barreras mentales

En el libro Urresti explica por qué es clave entender qué son hábitos y qué son barreras mentales. «Hay dos tipos de barreras mentales: las ‘matametas’, que son todas aquellas que repiten el concepto de que no se va a poder y los ‘robatiempos’. Como no sé decir que no, me roban el tiempo, como no sé decir que nono delego y lo hago yo más rápido que nadie, o tengo clientes no rentables…» Hay unas cuantas barreras mentales que son comunes, que tenemos que identificar y romper, y son las que hacen que no cualquier cosa del día a día te rompa tus prioridades.

 

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